Mail Merge (মেইল মার্জ)

এখন আমরা word এর টেবিল কমান্ড ব্যবহার করে বিভিন্ন ব্যক্তির নাম, ঠিকানা ইত্যাদি সম্বলিত একটি ডাটাবেস ফাইল তৈরি করে Address নামে সেভ করে রাখব। Excel বা Access দিয়ে করে রাখা ডাটাবেসও Word ফাইলের সাথে Mail Merge করা যায়।

Steps:

                             i.            File বাটনে ক্লিক করে New সিলেক্ট করুন। এখান থেকে Blank Document অপশন সিলেক্ট করলে  একটি  নতুন ফাইল আসবে।

                              ii.            মেনু থেকে Insert সিলেক্ট করুন। এখানে Table বাটনে ক্লিক করে Table ডায়লগ বক্স আসবে।

                            iii.            Number of Column বক্র ৫ এবং Number of Rows টেক্রট বক্র ৬ টাইপ করে OK করুন। ৫টি কলাম এবং ৬টি সারিসহ একটি Table আসবে।

                            iv.            File টি  Adress2 নামে সেভ করুন। শেষে ফাইলটি Close করুন।

নিচের টেবিলের মতো হুবহু ডাটা দিয়ে পূর্ণ করুন ঃ

মূল চিঠিটি তৈরি করাঃ

i.            File বাটনে ক্লিক করে New সিলেক্ট করুন। এখান থেকে Blank Document অপশন সিলেক্ট করলে  একটি  নতুন ফাইল আসবে।

ii.            ডকুমেন্টের প্রথমে ৭/৮ বার কী-বোর্ড থেকে Enter কী প্রস করে ফাকাঁ রাখুন এবং নিচের চিঠিটি হুবহু লিখুন।

iii.            Main letter নাম দিয়ে ফাইলটি সেভ করুন।

Dear

You are requested to join an interview with us at Date 11–11–2023 Time 10.00AM in our corporate office addressed 50 Aziz Super Market 1^st  QUOTE 1st

 Floor. Shahbag, Dhaka, for your concert you have to know that you will not

Get any TA/DA for Interview.

With best regards

Sincerely yours

Mr. Abc

মূল চিঠিটি প্রয়োজনীয় অংশে মার্জ ফিল্ড যোগ করাঃ

                    i.            Main letter নামের ডকুমেন্টের প্রথম ফাকাঁ লাইনে ক্লিক করে কার্সর রাখুন।

                  ii.            এখন মেনু থেকে (Mailings) সিলেক্ট করে (Start Mail Merge) অপশনে ক্লিক করে (Step By Step Mail merge Wizard) ক্লিক করুন।

                iii.            এখন Letters কমান্ড সিলেক্ট করে Next Start document এ  ক্লিক করুন।

                iv.            এখন Use Current Document কমান্ড সিলেক্ট করে Next Select Recepient এ  ক্লিক করুন।

                  v.             Use Exiting List অপশন সিলেক্ট করুন Brows এ ক্লিক করে Address2 ফাইলটি সিলেক্ট করুন এবং Table টি select করুন এখানে সব ঠিকানাগুলি Field দেখা যাবে, ok বাটনে ক্লিক করুন এরপর Next write your letter এ  ক্লিক করুন।

                vi.            More item কমান্ডে ক্লিক করে table এর field গুলো আসবে।

              vii.            ডকুমেন্টের প্রথম লাইনে কার্সর আছে নিশ্চিত হয়ে নিন। VillStreet ফিল্ড ক্লিক করে Insert করুন।  প্রথম লাইনে  MERGEFIELD "VillStreet" «VillStreet» ফিল্ড বসে যাবে।

            viii.            কার্সর ডকুমেন্টে পরবর্তী লাইনে অবস্থান করবে। Post ফিল্ড ক্লিক করে Insert করুন।  প্রথম লাইনে  MERGEFIELD "VillStreet" «Post» ফিল্ড বসে যাবে।

                ix.            আবারও একই প্রক্রিয়ায় District ফিল্ড সিলেক্ট করে Insert করুন। 

                                                <<VillStreet>>

                                         <<post>>

                                          <<Dist>>

             এখন চিঠিতে বাকি ফিল্ডগুলো সংযোজন করব।

                  x.            চিঠিতে Dear লেখার ডানপাশে ক্লিক কেও কার্সও রাখুন এবং More Fild বাটনে ক্লিক করে আবার Name অপশন সিলেক্ট করুন।     MERGEFIELD "VillStreet" «Name»  ফিল্ড বসে যাবে।

                xi.            এরপর Preview your letter অপশন ক্লিক করুন।

              xii.            শেষে Finish and merge অপশনে ক্লিক করে নিচের লিস্টে থেকে Edit individual Document অপশনে ক্লিক করুন।

            xiii.            Merge to new Document ডায়ালগ বক্র আসলে Merge records অপশনে All সিলেক্ট থাকা অবস্থায় Ok ক্লিক করুন। Mail Merge সম্পূর্ণ হবে।

এখন একাধিক পৃষ্ঠা সম্বলিত ডকুমেন্টের প্রতিটি পৃষ্ঠায় প্রত্যেকের স্ব স্ব নাম, ঠিকানাসহ একটি নতুন ডকুমেন্ট তৈরি হবে।